Дата публикации: 30.04.17

Все мы получаем массу писем на свои е-мейлы и взаимодействуем с социумом путем электронной переписки. Правила этикета не обошли стороной и эту грань человеческого общения, тем более, что кроме дружеской электронной переписки есть еще и деловая, где проявить свою вежливость с партнерами по бизнесу еще важнее. Итак, по порядку.

Тема письма

Обязательно заполняйте поле «Тема»! Название должно кратко отражать суть письма. Не пишите в теме слова «Привет» или «Вопрос» - это покажет, что вы новичок либо не знаете элементарных норм этикета в области деловой переписки.

Если вас поставили в копию

Вы стоите в копии, потому что тема письма вас касается и поэтому вы должны быть проинформированы.

Отвечать в этом случае вы не обязаны и не должны. В исключительном случае и необходимости внести свою лепту в дискуссию свое письмо начните с фразы «Простите, что вмешиваюсь…».

При получении письма, где в поле «Кому» стоит больше двух адресатов, то по правилам отвечают оба или один из них.

Старайтесь отправлять письма индивидуально, не ставить в копию несколько человек сразу – вполне возможно, что не ответит никто.

При написании ответа

Шрифт с прописными буквами в е-мейл письмах недопустим.

Нельзя выделять в тексте письма для контраста отдельные фразы другим цветом. Особенно красным.

Если в письме, которое вы получили, был прикрепленный файл, то при ответе на него файл нужно удалить.

Обязательно цитируйте в ответном письме текст полученного письма. При необходимости цитировать текст полностью свой ответ поместите в начало письма. Если вам нужно ответить по пунктам, то каждую цитату наглядно отделяйте пустыми строками.

Перед отправкой

Перечитайте свой ответ внимательно на предмет опечаток, грамматических и орфографических ошибок. В дружеской переписке они допустимы, но ваши партнеры по бизнесу обязательно возьмут это на заметку.

Отвечать на е-мейл письмо нужно в течение 2-х суток.

Электронный диалог по правилам этикета заканчивает тот, кто начал переписку.

В вашем адресе должны содержаться фамилия и имя, разделенные символом нижнего пробела/ точкой.

В электронной подписи положено указывать несколько вариантов связи с вами – например, телефон, е-мейл, факс, ссылки соцсетей. Вся эта информация должна умещаться в 5-6 строк и 70 символов.

Основной получатель и тот, кто стоит в копии, не узнают о том, что письмо отправлено еще кому-то, если этого кого-то поставить в скрытую копию. Скрытая копия необходима при массовой рассылке, чтобы не «светить» всем получателям свою адресную книгу.

Как видите, ничего сложного в правилах переписки по е-мейл нет. Пусть эта статья станет для вас хорошим подспорьем при написании деловых и дружеских электронных писем.

Валентина
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!